Para calcular la deuda por alquiler impagado, fija una fecha de corte, suma las obligaciones vencidas y acreditadas y descuenta los pagos según su imputación. Presenta por separado la renta y los demás conceptos cuya repercusión esté justificada. No añadas automáticamente intereses, estimaciones de gastos ni honorarios privados.
El objetivo es obtener un saldo que pueda comprobarse con el contrato, los recibos y los justificantes de pago. No existe una cifra universal: el resultado depende de los importes exigibles, sus vencimientos y la documentación disponible. Esta guía ofrece información general sobre arrendamientos urbanos en España; no determina la deuda de un caso particular.
1. Fija la fecha de corte y comprueba qué rentas han vencido
La fecha de corte indica hasta qué día se calcula el saldo. Evita mezclar mensualidades vencidas con otras que todavía no lo están o incorporar pagos posteriores sin actualizar el cuadro.
Antes de sumar, revisa el contrato y sus anexos: importe de la renta, vencimiento, forma de pago y modificaciones documentadas. La determinación de la renta y la acreditación de los pagos se regulan en el artículo 17 de la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU), atendiendo a la redacción aplicable al contrato.
No actualices la renta de forma automática. Antes de utilizar una mensualidad revisada, hay que comprobar la cláusula, la fecha del contrato y el régimen legal y transitorio correspondiente. La regla vigente al hacer el cálculo no tiene por qué ser la aplicable a todo contrato anterior.
2. Prepara una fila por cada mensualidad
Un cuadro de conciliación permite comprobar de dónde sale cada importe. Para cada periodo, recoge:
- Periodo: la mensualidad a la que corresponde la renta.
- Vencimiento: la fecha en que debía pagarse según lo aplicable al contrato.
- Importe exigible: la renta acreditada para ese periodo.
- Pagos aplicados: importe, fecha y referencia de cada abono.
- Saldo pendiente: la diferencia después de aplicar los pagos correspondientes.
- Soporte documental: contrato, anexo, recibo, transferencia o comunicación que permita verificar la partida.
Los recibos o documentos acreditativos deben permitir distinguir los conceptos abonados y la renta en vigor. El artículo 17 LAU también contempla medios de pago que acreditan el cumplimiento sin necesidad de un recibo separado. Por eso, no conviene tratar como renta toda cantidad transferida: puede corresponder a varios conceptos.
3. Descuenta los pagos parciales sin presumir su destino
Un pago parcial reduce el saldo, pero primero hay que determinar a qué deuda se aplica. No debe asignarse por defecto a la mensualidad más antigua.
Los artículos 1172 a 1174 del Código Civil establecen las reglas de imputación:
- Cuando existen varias deudas de la misma especie, el deudor puede indicar al pagar a cuál se aplica el abono.
- Si acepta un recibo que contiene una imputación, en principio no puede discutirla, salvo que exista una causa que invalide esa aceptación.
- Si la imputación no puede determinarse mediante esas reglas, se atiende a la deuda vencida más onerosa; si las deudas son de igual naturaleza y gravamen, el pago se distribuye a prorrata.
Revisa el concepto de la transferencia, el recibo y las comunicaciones relacionadas. Si no permiten aclarar la aplicación del pago, deja identificada esa cuestión en lugar de presentar como definitivo un reparto no documentado.
Además, cuando una deuda devenga intereses, el artículo 1173 contiene una regla específica: no se entiende pagado el capital mientras no estén cubiertos los intereses. Esto no autoriza a añadir intereses sin haber verificado previamente que proceden y cómo se calculan.
4. Separa los gastos y otros conceptos de la renta
No toda cantidad relacionada con la vivienda es renta pendiente. Los gastos generales y los servicios individualizados requieren comprobar las condiciones de repercusión previstas en el contrato y en el artículo 20 LAU, según la modalidad y el régimen temporal aplicables.
Incluye una partida adicional solo cuando puedas verificar su base contractual y legal, su vencimiento y su cuantía. Regístrala en una línea distinta, con la factura, lectura, liquidación o justificante correspondiente. Una estimación sin soporte no debe convertirse en deuda acreditada.
No mezcles el principal con accesorios no comprobados. Los intereses y cualquier otro concepto adicional necesitan fundamento y cálculo propios. Los gastos judiciales o los honorarios privados no deben sumarse automáticamente como si fueran mensualidades de alquiler.
5. Ejemplo ficticio de cálculo con un pago parcial
Supongamos, únicamente para mostrar el método, una renta de 800 € mensuales, con vencimiento pactado el día 1 de cada mes. La fecha de corte es el 30 de noviembre del ejercicio del ejemplo. Existe un pago de 300 € cuyo justificante lo imputa expresamente a octubre. No se incluyen gastos, intereses ni otras partidas.
| Periodo | Vencimiento | Renta | Pago aplicado | Pendiente |
|---|---|---|---|---|
| Septiembre | 1 de septiembre | 800 € | 0 € | 800 € |
| Octubre | 1 de octubre | 800 € | 300 € | 500 € |
| Noviembre | 1 de noviembre | 800 € | 0 € | 800 € |
| Total | 2.400 € | 300 € | 2.100 € | |
Saldo del ejemplo: 800 + (800 − 300) + 800 = 2.100 €. Estas cifras no son una tarifa ni una cuantía legal. El resultado cambiaría con otros importes o vencimientos, actualizaciones válidas, pagos con distinta imputación o créditos y conceptos acreditados que deban tenerse en cuenta.
6. Qué revisar antes de dar el saldo por cerrado
- Que todas las partidas incluidas estén vencidas a la fecha de corte.
- Que la renta utilizada corresponda al contrato y a su régimen legal aplicable.
- Que no falte ningún pago y que ninguno se haya descontado dos veces.
- Que la imputación de cada abono pueda justificarse.
- Que los gastos estén separados de la renta y tengan soporte suficiente.
- Que los conceptos discutidos o pendientes de comprobación estén identificados aparte.
El cuadro explica cómo se obtiene el saldo, pero no garantiza que todas las partidas sean reconocidas en una eventual reclamación. Tampoco sustituye la revisión del procedimiento. Si se plantea acudir a la vía judicial, habrá que analizar la acción y el cauce concretos, así como el requisito de negociación previa, sus excepciones y su régimen temporal conforme a la Ley Orgánica 1/2025. El cálculo contable, por sí solo, no determina si ese requisito resulta exigible.
